1/Demande de certification

Elle est directement réalisée à partir des formulaires de demande de certification disponibles dans les grilles tarifaires « Certisophro » ou « Qualisophro« .

Une fois rempli, la Commission des certifications enclenche le processus de certification.

2/Eligibilité de la demande

A réception de la demande de certification, la Commission des certifications effectue une revue des informations et des documents fournis.
 
Une fois le dossier complet, la Commission des certifications établit un contrat de prestation de certification qui définit :
  • le nombre de jours d’audit ;
  • le lieu et la modalité de l’audit choisi (présentiel ou distanciel) ;
  • le coût de la certification ;
  • le coût de la redevance pour l’usage des marques.

Après réception du contrat de prestation de certification signé par le demandeur, la Commission des certification déclenche le processus de planification de l’audit.

3/Planification de l’audit

Une date de réalisation de l’audit est proposée au candidat.

La Commission des certifications désigne un auditeur habilité afin de réaliser l’audit.

4/Préparation de l’audit

Quelques temps avant la date de l’audit, l’auditeur prend contact avec le candidat pour :

  • se présenter ;
  • confirmer la réalisation de l’audit à la date convenue ;
  • annoncé les modalités de réalisation de l’audit ;
  • répondre aux éventuelles questions ou préoccupations.

A l’issue de cet échange, l’adresse au candidat, un plan d’audit qui décrit les dispositions de sa réalisation avec :

  • le nom des personnes auditées ;
  • les engagements de services concernés par l’audit ;
  • le planning de la journée d’audit.

5/Réalisation de l’audit

L’auditeur commence son audit par une réunion d’ouverture qui est l’occasion pour chacun de se présenter, de valider le plan d’audit et la logistique.

L’auditeur procède ensuite, à l’aide d’un échantillonnage approprié, à la revue des informations relatives aux engagements de service pour vérifier leur conformité.

Il énonce les constats au fur et à mesure, et recadre les échanges si nécessaire.

L’auditeur termine par la synthèse de ses constats, valide les conclusions de l’audit, lève d’éventuelles ambiguïtés sur les écarts constatés le cas échéant et énonce la suite à venir.

6/Le résultat de l’audit

Dans les 48h après la fin de l’audit, l’auditeur signifie les résultats au candidat à travers une fiche retraçant les non-conformités mineures (non-bloquantes pour la certification) ou majeures (bloquantes pour la certification).

Trois cas peuvent se présenter :

Aucune non-conformité constatée

L’auditeur rédige son rapport d’audit et le transmet à la Commission des certifications avec un avis favorable pour la certification.

Non-conformités mineures constatées

En cas de non-conformités mineures, qui sont non bloquantes pour la certification, le candidat a 30 jours pour soumettre des actions correctives.

A réception, l’auditeur les confirme et si elles sont satisfaisantes, il rédige et transmet son rapport d’audit à la Commission de certification avec un avis favorable pour la certification.

Le candidat a alors six mois pour mettre en œuvre ses actions correctives.

Non-conformités majeures constatées

En cas de non-conformités majeures, qui sont bloquantes pour la certification, le candidat a 7 jours pour soumettre des actions correctives.

A réception, l’auditeur les évalue et si elles sont satisfaisantes, le candidat dispose de 3 mois pour transmettre les preuves de la mise en œuvre des actions correctives à l’auditeur.

Lorsque les actions correctives sont effectivement réalisées, l’auditeur lève les non-conformités majeures puis il rédige et transmet son rapport d’audit à la Commission de certification avec un avis favorable pour la certification.

7/Analyse du rapport d’audit

La Commission des certifications procède à la revue de toutes les informations et des résultats relatifs à l’audit.

Elle peut demander des informations complémentaires à l’auditeur et/ou solliciter l’avis du Comité des certifications.

8/Décision de certification

Une fois l’analyse terminée, la Commission des certifications statue souverainement sur la décision de certification dans les 15 jours suivants la réception du rapport final.

  • Une décision positive donne lieu à l’émission du certificat pour une durée de 2 ans.
    La décision est notifiée par écrit et jointe au rapport d’audit.
  • En cas de refus de certification, la décision est notifiée par écrit et précise les raisons du refus.

9/Voie de recours

En cas de refus de certification, le candidat dispose d’une voie de recours.

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